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Office Manager F/H

Description du poste

Horizon Engineering Management, recherche un(e) Office Manager. Sous la responsabilité de la Responsable des Ressources Humaines, vous rejoindrez l’équipe composée de deux personnes et prendrez en charge la partie Office Management. 

Votre rôle sera d’accompagner les membres de la Direction et les 50 collaborateurs du Groupe répartis sur nos 2 sites (Voisins-le-Bretonneux et Paris 16^ème). Pour cela, vos missions seront les suivantes :

Gestion des services généraux :

• Gérer la réception, l’envoi, le tri et la distribution du courrier, des colis et des livraisons sur les sites,
• Organiser les différents déplacements de la Direction et des collaborateurs
• Assister la Direction des ressources humaines d’un point de vue logistique sur l’ensemble des parcs (automobile, téléphonie, …), sur la gestion des badges et clés, sur la préparation des kits d’accueil des nouveaux collaborateurs
• Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs en lien avec son poste de travail (logistique et services généraux) et suivre les contrats,
• Gérer les achats non liés à la production : commandes de fournitures de bureau, produits d’entretien, …
• Planifier les interventions des prestataires en fonction de la disponibilité des services internes,
• Aménager, déménager, gérer les espaces à Voisins-le-Bretonneux et Paris (16^ème),
• S’assurer de l’hygiène, la sécurité et l’environnement des sociétés,

Gestion de l’évènementiel :

• Être un soutien logistique (réservations d’hébergements et des restaurants, gestion des déplacements) et organisationnel (suivi des participants, suivi des différents prestataires, suivi des différentes commandes) lors des événements internes et externes,
• Etablir des budgets, suivre selon l’évènement les devis et les factures, transmettre des données au pôle comptabilité

Gestion Administrative :

• Gérer les besoins professionnels de la Direction
• Agir en support pour la rédaction des courriers et apporter un appui administratif auprès des différents pôles (montage de dossiers et présentations diverses, relecture, …)
• Gérer l’accueil téléphonique et physique et diriger le cas échéant les entrants vers les sociétés correspondantes et les interlocuteurs concernés
• Appuyer les différents pôles d’un point de vue logistique (réservation de salles, tenue des stocks de documentation, aide à l’organisation des salons, gestion des prestataires…)
• Coordonner les plannings et la gestion des rendez-vous
• Gérer des devis et des factures,

Missions

• Gestion des services généraux
• Gestion de l'évènementiel
• Gestion Administrative

Qualités demandées

• Capacité d'écoute
• Sens de la communication
• Aisance relationnelle
• Gestion des priorités
• Sens de la discrétion
• Rigueur et réactivité
• Sens de l'organisation

Compétences requises

• Excellente maîtrise du Pack Office et outils digitaux
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise parfait du français (oral et écrit)