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Office Manager (F/H)

Description du poste

Dans un cadre challengeant, vous accompagnez les membres de Direction et les 50 collaborateurs du groupe réparties sur nos 2 sites (Voisins-le-Bretonneux et Paris 16^ème). 

Missions

• Gestion des services généraux : - Gérer la réception, l’envoi, le tri et la distribution du courrier sur les sites, - Organisation des différents déplacements de la Direction et des collaborateurs - Assister la Direction des ressources humaines d’un point de vue logistique sur l’ensemble des parcs (automobile, téléphonie, …), sur la gestion des badges et clés, sur la préparation des kits d’accueil des nouveaux collaborateurs - Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs en li
• Gestion de l’événementiel : - Soutien logistique (réservations d’hébergements et des restaurants, gestion des déplacements) et organisationnel (suivi des participants, suivi des différents prestataires, suivi des différentes commandes) lors des événements internes et externes, - Etablissement des budgets, suivi selon l’évènement des devis et des factures, transmission des données au pôle comptabilité
• Gestion Administrative : ‐ Support pour la rédaction des courriers et apporter un appui administratif auprès des différents pôles (montage de dossiers et présentations diverses, relecture, …) ‐ Gérer l’accueil téléphonique et physique et diriger le cas échéant les entrants vers les sociétés correspondantes et les interlocuteurs concernés ‐ Coordination des plannings et gestion des rendez-vous ‐ Gestion des devis et des factures,

Qualités demandées

• Votre sens de la communication et de l’écoute vous permettent d’être à l’aise dans la relation avec les différents interlocuteurs (salariés, managers, membres de Direction, prestataires, …)
• Vous êtes rigoureux(se), réactif(ve) et capable de gérer les priorités. Organisé(e), vous savez être dans l'anticipation des besoins,

Compétences requises

• Une expérience/connaissance en lien avec l’immobilier et la finance serait un plus,
• Une expérience/connaissance en lien avec l’immobilier et la finance serait un plus,
• Maîtrise parfaite en français (oral et écrit) et niveau professionnel en anglais,
• Très bonne maitrise du Pack office (Teams, Word, Excel) et des outil digitaux (Rainbow, …)